1 目的
為防止驗廠不通過、并及時應(yīng)對驗廠異常 建立有效的處理機制和應(yīng)對措施 使驗廠不通過導(dǎo)
致的客戶流失風險降至最低 特制定本應(yīng)急預(yù)案。
2?范圍集團公司所屬各部門、事業(yè)部
3?職責
3.1?運行部 負責驗廠信息發(fā)布、驗廠相關(guān)的資料、驗廠過程的協(xié)調(diào)組織、并監(jiān)督檢查做好整改措施。
3.2?人力資源中心 負責人權(quán)方面的資料準備及后續(xù)整改
3.3?綜合管理部 負責集團防恐及后勤保障事項驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.4?品管部 負責質(zhì)量驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.5?設(shè)備部 負責安全及環(huán)保方面的驗廠資料準備及后續(xù)整改
3.6?各事業(yè)部 負責按照驗廠的要求進行資料準備及后續(xù)整改
4?內(nèi)容
4.1 驗廠信息
4.1.1?驗貨專員在接到驗廠通知后應(yīng)對客戶驗廠的信息做一個了解 客戶驗廠內(nèi)容、要求準備的資料、驗廠機構(gòu)及驗廠人員 并要了解客戶驗廠的流程及驗廠結(jié)果的影響
4.1.2?驗廠專員應(yīng)對客戶歷次的驗廠情況進行整理 特別要對整改內(nèi)容進行回顧
4.1.3?根據(jù)了解的驗廠信息對本次驗廠的重要性做一個評估 A:必須要通過 B 改進后還可以再驗 。
4.2 驗廠信息發(fā)布
驗廠確認后驗廠專員把驗廠時間通知各事業(yè)部、設(shè)備部、品管部、人力資源中心、綜合管理部、
儲運部、模具中心的各位經(jīng)理。對于 A 類驗廠客戶必須開會通知。
4.3 驗廠準備
4.3.1?驗廠專員組織按照客戶要求的驗廠資料進行準備 資料提供給客戶審核人員時自已必須先了解所提供資料的基本情況 并進行過濾
4.3.2?各事業(yè)部要在審核當天把所有與生產(chǎn)信息相關(guān)的各類報表、單 憑 據(jù)、生產(chǎn)記錄、員工請假、加班記錄等信息資料放好 如需要在生產(chǎn)現(xiàn)場拿相關(guān)的生產(chǎn)信息資料時 都必須是事前經(jīng)過確認后無問題的資料
4.3.3?要做好員工的宣導(dǎo)工作 對于 A 類驗廠應(yīng)在被審核的前一天進行一次宣導(dǎo) 新進員工未滿三個月的在審核當天按放假來處理
4.3.4?事業(yè)部、部門的特殊崗位需佩戴防護用品的員工要按要求佩戴 安全消防設(shè)施、通道、記錄必須保證完好、暢通、準確無誤 各事業(yè)部的醫(yī)藥箱在被審核前二天提出欠缺藥品 到總務(wù)科直接領(lǐng)取或申購 被審核當天必須有規(guī)定的藥品和領(lǐng)用記錄
4.3.5?環(huán)保方面必須按 ISO14000 要求執(zhí)行
4.3.6?對于 A 類驗廠客戶在審核之前應(yīng)由驗廠專員組織有關(guān)部門對現(xiàn)場進行檢查 特別是上次驗廠要求整改項目要落實。
4.4 現(xiàn)場檢查
4.4.1 陪同人員須按規(guī)定的路線安排審核?并在出發(fā)前再一次通知各事業(yè)部、部門的負責人 A
類客戶驗廠要求各事業(yè)部、部門要有專人陪同。
4.4.2?在現(xiàn)場陪同的情況下多給審核人員講解產(chǎn)品方面的知識 盡量減少他們接近工作臺的機會 并能隨時調(diào)整你看到的一些不符合現(xiàn)場要求的情況
4.4.3?盡可能避免審核人員去敏感的幾個生產(chǎn)事業(yè)部和區(qū)域 比如烤漆、噴涂車間 印刷車間
模具中心 造粒車間 危化品倉庫。
4.4.4?在回答審核人員相關(guān)于生產(chǎn)方面的問題時盡可能避免涉及員工工資、加班等敏感性問題
4.4.5?如審核人員需要事業(yè)部現(xiàn)場提供生產(chǎn)報表、檢驗記錄時先私下與管理人員確認資料的無誤性 同時盡可能不要讓審核人員在現(xiàn)場直接拿 可采取讓事業(yè)部管理人員稍后直接送到會議室的辦法
4.4.6 現(xiàn)場抽查員工作訪談時?利用空隙時間讓事業(yè)部管理人員再次給抽中的員工做宣導(dǎo)。
4.5 驗廠過程中發(fā)生問題
4.5.1 驗廠陪同人員在現(xiàn)場審核時要時刻關(guān)注審核的情況?特別是審核員拍攝到的、拿到的資
料要進行排查 一旦發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)立即做好應(yīng)對措施和解釋
a)對于人權(quán)方面?由人力資源中心負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合
b)對于安全、環(huán)保方面?由設(shè)備部負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合。
c)對于品質(zhì)方面?由品管部負責做好應(yīng)對措施和解釋工作 其他相關(guān)部門積極配合。
d)對于反恐方面?由綜合管理部做好應(yīng)對措施和解釋工作。
4.5.2 驗廠專員應(yīng)及時與審核員溝通了解情況?對問題進行解釋 若審核員仍不認可應(yīng)及時按
照應(yīng)急管理流程上報給副組長以上公司領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)組員積極配合 爭取驗廠通過。
4.6 驗廠不通過
4.6.1?一旦驗廠不通過驗廠專員應(yīng)做好總結(jié) 并及時向業(yè)務(wù)通報相關(guān)情況及后續(xù)的解釋和整改措施。
4.6.2?業(yè)務(wù)方面應(yīng)及時向客戶了解情況 并做好解釋工作及提交整改措施 確定下次驗廠時間及方式。
4.6.3?驗廠專員根據(jù)業(yè)務(wù)方面與客戶溝通的結(jié)果 做好整改措施的落實跟進。
5、應(yīng)急管理組織圖
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組員 設(shè)??組員 運??組員 品??組員 人??組員 綜??組員 各?
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組長 副總經(jīng)理 邱智宏 662262
副組長 生產(chǎn)總監(jiān) 胡冬 663382
組員 運行部經(jīng)理 張祖?zhèn)?663743? 、人力資源中心經(jīng)理 專員?陳五平 662208
設(shè)備部經(jīng)理 李傳雨 665433? 、管理部經(jīng)理 潘華 666567? 體系專員 程洲 660002
綜合管理部經(jīng)理 王龍起 668686? 、運行部驗廠專員 江樂瓊 664698
各事業(yè)部經(jīng)理

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