第一條 員工檔案內容
（一） 應聘人員面試評價表、新員工聲明、試用合同。
（二） 員工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。
（三） 員工檔案照片。
（四） 員工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。
（五） 員工異動申請表、異動交接手續。
（六） 其他反映員工信息的材料。
第二條 存檔要求
（一）公司員工內部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統一保管；各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管；駐外機構在當地招聘的人員須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。
（二）人力資源部對收集的歸檔材料按規定進行整理、裝訂并按員工順序號進行存放保管。為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對，同時不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。（具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執行）
第三條 檔案借閱
（一）查閱、借閱員工檔案的人員須是部門經理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。
（二）查閱、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱（借閱）登記薄》。
（三）檔案借出時間不超過5 個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務和保管責任。
第四條 附則
（一）本制度由公司規章制度編審委員會起草并修訂，經公司職代會討論并通過，自2010 年 1 月 1 日總經理簽發公布之日起正式實施。（二）須制作運用的管理表單有《檔案查閱（借閱）登記薄》（執行部門可據實調配）。
（三）本制度由人力資源部負責執行，最終解釋權歸公司人力資源部。