第一章? 總則
第1條 為加強公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規范性，理順工作程序，明確工作職責，使檔案工作更好地為企業經營管理服務，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部及區域公司檔案管理工作，財務檔案管理須參照財務有關制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團各中心、區域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業檔案的有機組成部分，應根據其自身特點妥善管理，統一歸檔。公司全體員工有保護檔案的義務。
第4條 主要職責。
1.集團行政管理中心：負責集團檔案管理工作規劃、計劃及規章制度的編制、實施工作；負責集團檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團各中心：負責本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導、督促、檢查各區域公司對口業務部門的檔案管理工作。
3.區域公司：負責做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團行政管理中心的統一指導與監督，并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章? 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統一領導、分級保管的原則，進行網絡化管理，即集團公司收文、發文及經營活動中形成的資料由集團公司檔案室歸檔；區域公司的職能部門形成的文件材料按規定移交各區域公司檔案室。
第6條 集團行政管理中心設立檔案室，負責公司檔案的集中統一管理，并對各中心/區域公司的檔案工作進行指導、監督和檢查。
第7條 每個中心/區域公司指定專人（兼職）負責本中心/區域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責任人為各中心/區域公司指定的檔案負責人，第二責任人為中心/區域公司負責人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應由具體承辦人負責積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團行政管理中心檔案管理具體職責。
1.負責集團的檔案管理工作，定期或不定期對檔案管理情況進行檢查，及時協調解決檔案管理工作中的問題，確保集團檔案管理相關制度的貫徹、執行和檔案管理工作的有序開展。
2.負責集團檔案管理工作規劃、計劃及規章制度的編制、實施工作。
3.統一管理集團的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發利用工作。
4.定期進行檔案的檢查核對工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時對超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。
6.參與集團及區域公司企業產權變動檔案的處置工作。
7.及時總結檔案管理工作情況，向集團匯報檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。
8.協調、監督、指導集團總部各中心、區域公司相關人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對區域公司檔案管理人員進行業務培訓，負責對區域公司檔案管理工作情況進行檢查和考核。
第10條 區域公司檔案管理具體職責。
1.區域公司要指定專門的機構或檔案管理工作人員，認真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對公司的檔案管理工作進行監督和指導。
2.區域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結束后，工程、技術部門將有關資料收集齊全，整理完善，及時呈報集團工程管理中心審核，并移交區域公司檔案管理部門。
3.區域公司應重視檔案管理工作，建立健全科學的檔案管理制度；為便于對檔案的有效利用，應采用先進技術，配備必要的設備設施，從而實現檔案管理的現代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。
4.區域公司檔案管理工作人員應積極參加集團組織的檔案培訓及其它有關檔案管理工作的各項活動，并定期向集團行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發生變動時，應及時向集團匯報。
第三章? 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現在的公司各級部門、員工從事業務所形成的文件、會議資料、申報資料、經營業務合同、科技技術資料、會議審計資料等，形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團各中心、區域公司及其他下級單位應及時向集團行政管理中心移交有關檔案資料。
第12條 歸檔時間：
1.黨群工作、行政管理、勞動人事、生產經營管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。
2.財務類檔案五年一歸，期間由財務管理中心負責檔案管理。
3.審計類檔案，由審計部門整理成冊（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。
4.經營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5.實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業執照證件類都隨時歸檔。
6.載體類（報刊、照片、光碟），在次年的1月前將應歸檔的電子文稿統一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求：
1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。
3.凡與集團公司產權、資產和重大活動有關的檔案，由該發生直接關聯關系的分子公司整理歸檔，同時報集團行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍：各相關單位應當注意收集各種門類和載體的文件材料，重點收集資產產權、商業信譽、知識產權、合同協議、客戶信息和企業文化等方面的文件材料。集團公司將根據有關規定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：
1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協會等工作形成的文件材料。
2.行政及企業管理工作形成的文件材料：包括企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程，股東大會、董事會、監事會會議，企業機構設置及變更，行政及法律事務，公證、審計，人事任免等工作形成的文件材料。
3.經營管理工作形成的文件材料：包括企業改革、經營戰略決策，計劃與統計工作，資產管理，知識產權和商業秘密，企業信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。
4.生產技術管理工作形成的文件材料：包括生產準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業管理現代化和信息化建設，科技管理，生產安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環境保護、檢測與控制，危險源辨識、風險評價與控制，計量工作，標準化工作等方面的文件材料。
5.基本建設項目形成的文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監理、竣工驗收、評獎創優、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設計、技術交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設計聯系單、各原材料出廠證明、質量報告、技術復核記錄、沉降觀測記錄、結構吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7.設備儀器管理形成的文件材料：包括購置設備儀器的立項審批、購置合同，設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文件材料。
8.會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業技術職務評聘、社會保險與公積金、培訓等方面的文件材料。
10.公司重大活動、會議相關的策劃方案、發言人報告，以及相關的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會議、講座、培訓帶回的文件及資料。
12.其他對國家、社會和企業有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內部”等四種。
1.“絕密”是保密內容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的，一旦泄密會使公司遭受嚴重危害和重大損失。
2.“機密”是保密內容的重要部分，包括在一定時期，一定范圍內需要保密的，一旦泄密會使企業遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內容的一部分，一旦泄密會使企業遭受較大危害和較大損失。
4.“內部”是沒有對外的文件，只限于內部有關人員使用。
第四章? 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1.檔案的分類是以公司全部檔案為對象，由行政管理中心組織所有部門對檔案進行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進行編號。
2.檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記，并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查、清點，發現有破損、蟲蛀、褪色等現象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續。檔案管理員調動工作時，必須辦理完移交手續后方可離崗。
2.各部門發生變動、撤銷時，應將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應依據《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2.公司要定期對檔案的密級、時限進行鑒定，鑒定工作由集團行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負責。
3.對歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級的還應注明“密級”。
4.凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清冊》（見附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊審批表》（見附件3）經集團總裁、董事長審批后由專人監銷，《檔案銷毀清冊》應立卷永久保存。
第20條 檔案室應建立檔案統計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統計。檔案管理員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過OA流程或填寫《檔案借閱審批表》（見附件4）進行申請。公司必須嚴格履行借閱絕密、機密檔案的批準手續，填寫《絕密、機密檔案審批表》（見附件5），未經有關領導批準，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規則：
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財務、審計人員查閱會計、審計檔案，須經總裁批準，方可查閱。
3.公司內部員工因工作需要，由所在部門負責人、行政管理中心批準后可借閱工作范圍內的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、傳播等，一般情況下不得通過聯網方式查閱利用，如遇特殊情況需聯網利用時，必須符合企業有關保密規定，并有穩妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內部、秘密檔案的借閱：員工發起→員工所在管理中心/區域公司負責人審批→集團業務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→集團檔案管理人員歸檔。
2.機密、絕密檔案的借閱：員工發起→員工所在管理中心/區域公司負責人審批→集團業務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團檔案管理人員歸檔。
第23條 開發利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產權等方面的法律、法規，任何個人不得擅自公布檔案內容，對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。
第五章? 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第25條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發之日起執行。
第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊；（3）檔案銷毀清冊審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。
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