第一章? 總則

第1條 為使集團文件管理工作科學化、規范化，確保文件在使用過程中不發生內容重復、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。

第2條 本辦法適用于全集團范圍內的文件管理工作。

第3條 本辦法的主要關聯制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規要求控制程序》等。

第4條 主要職責。

1.集團領導：負責集團文件體系的總體規劃和重要文件的審批。

2.集團企業管理中心：負責集團文件發文審核及文件體系的策劃和組織實施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關文件資料等的組織擬定、保管發放、管理控制；監督、指導集團各中心、各區域公司管理好相關文件、資料。

3.集團行政管理中心：負責公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。

4.集團各中心：負責編制、修訂、完善本部門承擔的各項文件，并對文件的執行進行進行監督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。

5.集團監督審計中心：負責策劃文件管理的監督體系，并對文件的執行情況進行檢查、提出改進意見。

6.區域公司：負責執行集團下發的各項文件；收集所在地的相關法規與其他要求；建立健全本區域內部文件管理體系，并及時整理并反饋給集團企業管理中心。

第二章? 文件的類別

第5條 文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時歸屬兩個以上的文件類別，例如所有重要文件最終都歸并為檔案。

第6條 公文。

1.定義：公文指公司在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報、報告、會議紀要、請示、申請、批復和函等。

3.公文管理：包括公文的收發、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。

第7條 檔案。

1.定義：檔案是指集團各部門、區域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。

2.分類：檔案包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等。

3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。

第8條 體系文件。

1.定義：管理體系一般有質量、環境、職業健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現代法定企業行業管理制度中的題中之義。

2.分類：體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規程等。

3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內容，詳見公司“三合一”管理體系。

第9條 制度文件。

1.定義：指為了維護正常的工作秩序，保證公司各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的文件，是各種行政法規、章程、規劃、管理制度、工作文件等的總稱。

2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規范）、作業文件（說明書、工作操作手冊等）和表圖文件（各類統計圖表、分析圖表）。

3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號、更新和歸檔等。

第三章? 文件的管理

第10條 企業管理中心為集團文件的歸口管理部門，負責建立健全文件管理制度，加強集團文件的統一協調與管理，保證集團文件管理工作高效運轉。

第11條 集團各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。

第12條 對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執行非受控文件，造成的問題由執行人負責。

第13條 文件的使用部門應編制識別文件更改和現行修訂狀態的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。

第14條 管理手冊和程序文件由企業管理中心統一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團的機密文件，任何人不得外泄。

第15條 工程類文件由工程管理中心（區域公司工程部）控制。

第16條 集團企業技術中心負責及時核查（每半年一次）法律法規、標準、規范、圖集等外來文件是否為現行有效版本，并及時將變更情況通知各有關部門和區域公司。地方性法規、規范、標準、圖集等由區域公司技術部進行核查，并將變更情況通知集團及所屬項目部。

第17條 企業管理中心負責及時評審（每年不少于一次）集團公司管理手冊、程序文件、目標、指標和公司下發文件的有效性，并將變更情況及時以書面形式通知相關部門。

第18條 體系文件在實施中發現由于組織結構、產品、工作流程、法律法規等發生改變而變化時，由企業管理中心組織有關部門對原文件進行評審，以確定是否需要更新，文件若發生修改，則須經再次批準。