第一章? 總則
第1條 為規(guī)范集團(tuán)對(duì)外接待管理程序，提高接待管理水平，達(dá)到樹(shù)立集團(tuán)良好形象、合理控制接待費(fèi)用之目的，特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于集團(tuán)對(duì)各級(jí)政府部門、事業(yè)單位、新聞媒體、客戶單位、供應(yīng)商等的來(lái)訪接待，以及集團(tuán)其他單位人員至集團(tuán)總部出差的接待。
第3條 主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批重大接待計(jì)劃，并參與集團(tuán)重大接待活動(dòng)。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)組織重大接待活動(dòng)，負(fù)責(zé)政府部門、關(guān)系單位、新聞媒體等重要客人的接待。
3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的審核與控制、來(lái)賓接待協(xié)助及后勤服務(wù)、禮品的采購(gòu)等。
4.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心：負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的審核與報(bào)銷。
5.集團(tuán)各部門：負(fù)責(zé)與本部門對(duì)口的政府部門以及業(yè)務(wù)聯(lián)系單位工作人員的接待。
第二章? 接待管理規(guī)定
第4條 接待級(jí)別。
1.按接待規(guī)格及名義，將接待分為集團(tuán)級(jí)和部門級(jí)兩類。
集團(tuán)級(jí)：指重要來(lái)訪人員或以某一單位的名義到公司走訪、交流、視（考）察、檢查等，需要以集團(tuán)的名義來(lái)接待的。
部門級(jí)：指來(lái)訪人員到對(duì)口或指定的部門辦理相關(guān)事務(wù)而需接待的。
2.按來(lái)訪人員重要性，將接待分為五個(gè)等級(jí)。
一級(jí)：政府及主管部門局長(zhǎng)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、重要戰(zhàn)略合作伙伴、重要客戶；
二級(jí)：處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)；經(jīng)銷商部長(zhǎng)及以上；供應(yīng)商副總以上；
三級(jí)：科級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)；政府相關(guān)機(jī)構(gòu)辦事人員；一般客戶經(jīng)理級(jí)；一般供應(yīng)商；
四級(jí)：主管部門一般人員；聯(lián)系其他重要工作的一般人員
其他：其他普通來(lái)訪人員，臨時(shí)工作人員。
第5條 接待原則。實(shí)行分級(jí)對(duì)口接待，所屬部門的來(lái)訪人員由相關(guān)部門接待或委托接待。
第三章? 接待審批程序及接待流程
第6條 接待審批程序。
1.一級(jí)、二級(jí)接待，承辦部門需提前至少3天填寫《接待申請(qǐng)單》（見(jiàn)附件1），經(jīng)行政管理中心審核后，報(bào)總裁或董事長(zhǎng)審批。
2.三級(jí)、四級(jí)接待，承辦部門需提前至少1天填寫《接待申請(qǐng)單》，經(jīng)行政管理中心審核，報(bào)行政副總審批。
3.其他類人員的接待集團(tuán)只負(fù)責(zé)提供工作餐，由部門負(fù)責(zé)人到行政管理中心領(lǐng)取就餐客票，在集團(tuán)食堂就餐。
第7條 一級(jí)接待流程（其他級(jí)別接待參照?qǐng)?zhí)行）。
1.接待申請(qǐng)：確定接待級(jí)別，填報(bào)《接待申請(qǐng)單》并按上條程序執(zhí)行。
2.聯(lián)系接待單位：相關(guān)部門根據(jù)接待申請(qǐng)要求，在來(lái)訪人員到達(dá)前應(yīng)作好相關(guān)的接待安排，及時(shí)與來(lái)訪人員聯(lián)系了解具體的到訪人數(shù)、是否需用車、訂房、禮品或其它要求，并及時(shí)落實(shí)。
3.安排接待人員：集團(tuán)根據(jù)工作需要安排接待人員，負(fù)責(zé)主要接待任務(wù)的人員必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)整個(gè)接待過(guò)程，不得隨意變動(dòng)和更改。
4.機(jī)場(chǎng)（車站）接車：接待人員在接到接待任務(wù)后，必須確認(rèn)來(lái)訪人員的班機(jī)（班車）何時(shí)到達(dá)，到達(dá)地點(diǎn)，航班號(hào)（車次），來(lái)訪人員的姓名，聯(lián)系方式及特征。用車，先落實(shí)集團(tuán)有無(wú)車輛之后進(jìn)行，如無(wú)法安排車輛的應(yīng)通知來(lái)訪人員并告之坐車方式及大致路程時(shí)間。接到來(lái)訪人后，接待人員幫忙提行李下車，根據(jù)班次的時(shí)間或者來(lái)訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。
5.住宿安排：到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員幫助來(lái)訪人員安頓好之后，再跟客人確認(rèn)接下來(lái)的行程，離開(kāi)時(shí)要留下自己的聯(lián)系電話。
6.集團(tuán)接待：接待人員陪同來(lái)訪人員到達(dá)集團(tuán)辦公大樓后或指定接待場(chǎng)所后，接待人員可先介紹集團(tuán)企業(yè)文化、發(fā)展前景等內(nèi)容。在沒(méi)有引見(jiàn)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)之前，接待人員可以提前和來(lái)訪人員探討商談合作的意見(jiàn)以及來(lái)訪的主要目的。
7.領(lǐng)導(dǎo)接見(jiàn)：接待人員在帶領(lǐng)來(lái)訪人員見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)之前，必須和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)溝通好，確認(rèn)接見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)，然后帶領(lǐng)來(lái)訪人員與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面。見(jiàn)面時(shí)，接待人員先做介紹雙方的工作，然后粗略地講解來(lái)訪者的主要商談事項(xiàng)。請(qǐng)嚴(yán)格注意介紹時(shí)的禮儀禮節(jié)，把握住上下級(jí)，尊卑關(guān)系等。
8.餐飲安排：根據(jù)集團(tuán)規(guī)定的接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
9.對(duì)于集團(tuán)重要戰(zhàn)略合作伙伴和重要客戶：
①提出、收集合作事項(xiàng)：經(jīng)過(guò)以上的接待步驟，雙方的感情交流有了基礎(chǔ)，接待人員可安排雙方轉(zhuǎn)入到商務(wù)談判的階段。根據(jù)集團(tuán)開(kāi)展工作的實(shí)際情況和部門相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，提出合作事項(xiàng)的內(nèi)容，咨詢來(lái)訪人員提出的合作事項(xiàng)內(nèi)容并且做好筆錄。
②處理、確定合作事項(xiàng)：本著雙贏的原則，接待人員在集團(tuán)和來(lái)訪人員之間根據(jù)合作事項(xiàng)的內(nèi)容收集雙方的意見(jiàn)，并進(jìn)行處理、形成文案，經(jīng)雙方確定后雙方各執(zhí)一份，以備后續(xù)簽訂合作協(xié)議之用。
③領(lǐng)導(dǎo)會(huì)談：雙方在合作事項(xiàng)達(dá)成一致后，雙方領(lǐng)導(dǎo)一般會(huì)進(jìn)行互相道賀的儀式，接待人員適時(shí)作相關(guān)的安排。
10.機(jī)場(chǎng)（車站）送車：來(lái)訪人員離開(kāi)，由接待人員陪同送車，接待人員除了主動(dòng)幫來(lái)訪人員提行李外，如有集團(tuán)贈(zèng)送的禮品，一定要提醒或者直接遞交到來(lái)訪人員手上。送車時(shí)，須等到來(lái)訪人員離開(kāi)自己的視線范圍以后，才能離開(kāi)。
第四章? 接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
第8條 根據(jù)來(lái)訪人員的等級(jí)規(guī)定不同的接待標(biāo)準(zhǔn)。
1.一級(jí)來(lái)訪人員：
陪同人員：原則上由董事長(zhǎng)或者集團(tuán)其他分管領(lǐng)導(dǎo)陪同，特殊情況臨時(shí)決定。
準(zhǔn)備物品：根據(jù)來(lái)訪人員和實(shí)際需要，會(huì)議室可準(zhǔn)備橫幅、鮮花、水果、宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、咖啡、茶水、礦泉水、禮品等。如有必要可在集團(tuán)前臺(tái)門廳位置準(zhǔn)備歡迎牌、花籃等飾品。
2.二級(jí)來(lái)訪人員：
陪同人員：原則上由集團(tuán)總裁陪同，特殊情況臨時(shí)決定。
準(zhǔn)備物品：根據(jù)來(lái)訪人員和實(shí)際需要，會(huì)議室可準(zhǔn)備宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、茶水、礦泉水等。
3.三、四級(jí)來(lái)訪人員：
陪同人員：原則上由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人陪同，特殊情況臨時(shí)決定。
準(zhǔn)備物品：根據(jù)客人和實(shí)際需要，會(huì)議室可準(zhǔn)備宣傳資料、投影儀、宣傳光碟、紙、筆、茶水、礦泉水等。
第9條 接待的食宿標(biāo)準(zhǔn)。住宿盡量以集團(tuán)酒店接待，就餐可根據(jù)情況安排的集團(tuán)酒店或食堂。如果集團(tuán)食宿資源緊張或客戶有其他要求的，由行政管理中心根據(jù)《接待食宿標(biāo)準(zhǔn)》（附件2）聯(lián)絡(luò)安排。
第五章? 接待費(fèi)用結(jié)算
第10條 總裁及總裁授權(quán)人審批一級(jí)接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和參觀路線，分管副總審批二、三、四級(jí)接待，各部門主管負(fù)責(zé)其他類接待的審批。
第11條 費(fèi)用報(bào)銷憑《接待申請(qǐng)單》與發(fā)票到財(cái)務(wù)副總處審核，審批通過(guò)，到財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行報(bào)銷。
第六章? 附則
第12條 本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第13條 本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第14條 附件：（1）接待申請(qǐng)單；（2）接待食宿標(biāo)準(zhǔn)。

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